1С: Документооборот 8

1С: Документооборот
Автоматизирует стандартные процессы работы с документами. Помогает организовать электронный обмен документами, обеспечивает контроль за выполнением задач и регламентирует управленческую деятельность.
Обсудить автоматизацию
Программа с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников с документами
О программе
Программа «1С:Документооборот 8» представляет собой современное решение для управления корпоративным контентом (ECM) с разнообразными возможностями, направленными на эффективное управление деловыми процессами и совместной деятельностью сотрудников.
Она объединяет проверенные методики и практики, которые позволяют организовать электронный документооборот, оптимизировать бизнес-процессы и сокращать время на выполнение рутинных задач. Система обеспечивает контроль исполнения задач, своевременно уведомляя ответственных лиц, регламентирует управленческую деятельность, устанавливая правила и процедуры для обработки документов, и повышает общую эффективность работы организации.
Функциональные возможности
Работа с договорными документами
Система «1С:Документооборот 8» облегчает создание договоров, а также сопроводительной и сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Она позволяет эффективно отслеживать процессы согласования, подписания и исполнения договоров. Также можно контролировать выполнение обязательств и наличие всех необходимых сопроводительных документов.
Основные процессы договорной работы, поддерживаемые системой, включают:
- подготовку договоров;
- согласование договоров;
- контроль возврата переданных экземпляров;
- учет сопроводительных документов;
- контроль сроков действия;
- выполнение обязательств;
- расторжение договоров.
Программа автоматизирует следующие задачи:
- продление договоров при необходимости;
- отслеживание передачи документов контрагентам на подпись;
- контроль сроков договоров и их этапов.
Управление документами
Создавайте документы, соответствующие корпоративным стандартам вашей организации, с использованием шаблонов, содержащих все необходимые реквизиты и бланки. Система «1С:Документооборот 8» позволяет отслеживать изменения и версии каждого документа, контролировать качество их подготовки и местонахождение бумажных экземпляров. Кроме того, все документы можно сканировать и хранить в электронном виде.
Направляйте документы на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, при этом контролируя исполнение задач. Система автоматически уведомляет ответственных лиц о необходимых действиях с документами, что помогает избежать задержек и ошибок. Управляйте документооборотом эффективно, обеспечивая прозрачность и высокий уровень контроля на всех этапах работы с документами.
Также система позволяет настраивать автоматическую маршрутизацию документов в зависимости от бизнес-процессов вашей организации, что значительно упрощает управление документооборотом и повышает общую производительность компании.
Эффективное управление процессами
Эффективное управление процессами позволяет стандартизировать рабочие операции, включая как типовые (шаблонные), так и уникальные процессы. В системе «1С:Документооборот 8» предусмотрена возможность установки строгой направленности документов с возможностью автоматического запуска процессов при наступлении бизнес-событий.
Система позволяет проводить:
-
мониторинг иерархии процессов: группировка процессов в цепочки и установка нужной последовательности задач;
-
оценку производительности сотрудников: анализ работы сотрудников по различным критериям (соблюдение сроков, успешность выполнения, количество переносов, результаты согласования и другие показатели).
В системе «1С:Документооборот 8» 9 готовых шаблонов процессов, каждый из которых имеет свою уникальную схему работы, которую легко настраивать под особенности бизнеса. Например, процесс согласования может проводиться параллельно, последовательно, в смешанном режиме, исходя из заданных условий.
Благодаря гибкости настроек и разнообразию готовых шаблонов 1С:Документооборот 8 обеспечивает прозрачное и эффективное управление бизнес-процессами, что в итоге значительно повышает общую производительность организации.
Функциональный почтовый клиент
«1С:Документооборот 8» позволяет работать с электронной почтой прямо в системе, не переключаясь между программами и интерфейсами. Возможно использовать несколько почтовых ящиков, ставить задачи и поручения из электронной почты, включать переписку в информацию по документу и прикреплять письма к задачам. Отправка документов из системы осуществляется в один клик.
Функциональность:
-
Автоматическая обработка почты
Правила автоматической обработки писем легко настраиваются сотрудниками и значительно повышают эффективность работы. Например:
-
перенос спам-писем в папку «Спам» (с учетом белых и черных списков)
-
автоматический ответ «Я в отпуске» (на время отпуска)
-
перенос отвеченных писем в папку «Разобранное» (стратегия «мой входящий ящик пуст»)
-
перемещение писем в папки отправителей (стратегия «каждому своя папка»)
-
-
Хранение истории переписки
История переписки ведется автоматически и открывается в один клик. Письма сохраняются не только в почтовую историю, но и в историю переписки по документам, что позволяет быстро получить всю корреспонденцию по конкретному документу.
-
Привязка писем к документам
Письма привязаны ко всем ключевым данным «1С:Документооборот 8»: документы, записи календаря, мероприятия, проектные задачи, процессы, ежедневные отчеты о рабочем времени. Это позволяет быстро создавать документы из писем и наоборот, облегчая работу с корреспонденцией и документами.
-
Поиск писем
Быстрый поиск моментально находит письма по адресату, теме, тексту письма и вложений. Часто используемые условия поиска можно сохранить как специальные папки. Поиск по реквизитам охватывает 18 условий и обеспечивает точное нахождение нужных писем.
-
Контроль отправки писем
Программа проверяет отправляемые письма и выдает предупреждения при отправке писем слишком большому числу адресатов, пересылке внутренней переписки внешнему получателю и других ситуациях, помогая избежать ошибок и утечек информации.
Учет и планирование рабочего времени
«1С:Документооборот 8» предоставляет инструменты для учета и планирования рабочего времени сотрудников. Система анализирует затраты времени на выполнение документов и поручений, позволяя оценить производительность и выявить области для улучшения.
Учет времени ведется по проектам, разбивая его на виды работ или конкретные задачи. Планирование загрузки сотрудников осуществляется с помощью встроенного календаря, поддерживающего режимы отображения: «День», «Неделя», «Месяц».
Календарь синхронизируется с другими модулями системы, обеспечивая напоминания о предстоящих задачах и избегая перегрузок. Это улучшает контроль выполнения задач и повышает общую эффективность работы команды.
Функциональность:
-
Личные и общие календари: управляйте расписанием и задачами с помощью персональных и корпоративных календарей
-
Календари других пользователей: просматривайте и координируйте расписания коллег для более эффективного планирования.
-
Учет отсутствий сотрудников: автоматически фиксируйте периоды отсутствия сотрудников для точного планирования
-
Ежедневные отчеты: создавайте и анализируйте ежедневные отчеты о выполненной работе
-
Автоматический учет трудозатрат: ведите автоматический учет времени, затраченного на выполнение задач
-
Анализ затрат времени на различные виды деятельности: получайте подробные данные о времени, затраченном на различные задачи, для оптимизации процессов и улучшения эффективности
Проектный учет и контроль исполнения
Использование системы «1С:Документооборот 8» позволяет эффективно организовать документацию в рамках проектной деятельности, следить за перепиской и взаимодействовать с другими участниками на всех этапах жизненного цикла проекта. Помогает отслеживать выполнение задач проектов и получать аналитическую информацию о прогрессе работы над проектами в организации.
Основные возможности:
-
Систематический учет данных по проектам: ведите учет всех данных и документов, связанных с каждым отдельным проектом.
-
Планирование и контроль выполнения задач проекта: планируйте и отслеживайте выполнение задач по проектам, гарантируя их своевременное выполнение.
-
Создание и контроль планов проектов: разрабатывайте и следите за детализированными планами проектов.
-
Мониторинг выполнения проекта: следите за выполнением проекта в реальном времени.
-
Использование диаграммы Ганта: визуально контролируйте сроки выполнения задач и этапов проекта.
-
Учет затрат трудозатрат по проектам: анализируйте затраты рабочего времени по каждому проекту для улучшения эффективности и оптимизации использования ресурсов.
Инструменты для совместной работы
«1С:Документооборот 8» предоставляет широкие возможности для организации и управления коллективной работой. Используйте функции бронирования помещений и автоматического оповещения участников о месте и времени проведения мероприятий. Система проверяет загруженность участников по их личным календарям и подбирает оптимальное время для проведения мероприятия. Контролируйте выполнение пунктов протоколов, участвуйте в коллективных обсуждениях и голосованиях на форуме. Анализируйте успешность мероприятий с помощью отчетов.
Функциональность:
-
Подготовка внутренних, внешних и протокольных мероприятий: организуйте и планируйте различные виды мероприятий с учетом всех необходимых деталей
-
Бронирование помещений: зарезервируйте помещения для встреч и мероприятий, учитывая доступность участников
-
Проведение мероприятия: обеспечьте успешное проведение мероприятий с контролем исполнения всех запланированных пунктов
-
Форум: участвуйте в коллективных обсуждениях и голосованиях, делясь мнениями и принимая совместные решения
Интеграция с любыми решениями
«1С:Документооборот 8» легко интегрируется с другими конфигурациями на платформе «1С:Предприятие 8», такими как:
-
«1С:Управление торговлей 8»
-
«1С:Бухгалтерия 8»
-
«1С:Зарплата и управление персоналом 8»
-
«1С:Управление холдингом 8»
-
«1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»
-
«1С:Управление производственным предприятием 8»
-
«1С:ERP Управление предприятием»
-
«1С:ERP. Управление холдингом»
Благодаря бесшовной интеграции «1С:Документооборот 8» позволяет из интерфейса любой другой конфигурации:
-
работать с данными 1С:Документооборота 8
-
ставить и исполнять задачи
-
направлять документы на согласование по любым маршрутам
-
вести переписку по документам
-
совместно работать над файлами, приложенными к документам
-
использовать «1С:Документооборот 8» в качестве файлового хранилища
-
применять «1С:Документооборот 8» как архив документов
-
учитывать трудозатраты сотрудников
Эти возможности значительно упрощают управление документами и повышают эффективность работы в системе.
Доступ с различных устройств
Работайте с программой «1С:Документооборот 8» через бесплатный мобильный клиент, который позволяет использовать систему удаленно без привязки к рабочему месту через веб-браузер.
-
Бесплатный мобильный клиент
Подключение занимает всего 5 минут:
- Опубликуйте веб-сервис MobileDM на веб-сервере
- Включите настройку программы «Использовать мобильные клиенты»
- Настройте подключение к опубликованному веб-сервису
Скачать мобильный клиент «1С:Документооборот 8» можно бесплатно из Google Play, Apple AppStore и Windows Phone Store.
-
Работа на планшетах
Мобильный «1С:Документооборот 8» имеет два интерфейса: для телефонов и планшетов. Планшетный интерфейс позволяет видеть как список писем, так и содержание выбранного письма.
-
Задачи
Все направленные вам задачи всегда под рукой вместе с приложенными документами и файлами. Вы можете отмечать задачи выполненными, перенаправлять их, создавать подзадачи и ставить новые задачи коллегам, прикладывая фото, видео- или аудиозаписи.
-
Календарь
Просматривайте свой рабочий календарь, принимайте приглашения на мероприятия и создавайте новые события. В мобильном «1С:Документообороте 8» можно записывать письма и задачи прямо в календарь. Напоминания о событиях приходят обычным способом для вашего мобильного устройства.
Преимущества «1С:Документооборота»
-
Прозрачная стоимость всех компонентов
Стоимость и условия приобретения «1С:Документооборот 8» открыты и доступны на официальном сайте.
-
Все включено
Все функциональные возможности программы входят в базовый комплект и не требуют дополнительных платежей.
-
Обновления в рамках подписки на ИТС
Обновления программы распространяются в рамках информационно-технологического сопровождения (ИТС) «1С:Предприятие 8». Их можно загрузить и установить самостоятельно или с помощью партнера «1С».
-
Снижение стоимости при наличии других лицензий
Если вы уже используете другие конфигурации «1С:Предприятие 8», то имеющиеся пользовательские лицензии можно применить и для «1С:Документооборот 8». Одной серверной лицензии достаточно для всех информационных баз, что снижает общую стоимость программы.
-
Лицензирование по количеству активных соединений
Для автоматизации 30-50 рабочих мест обычно достаточно 10 пользовательских лицензий, что позволяет значительно сократить затраты.
-
Примеры успешных внедрений
Опубликовано более 1000 проектов, где успешно функционирует «1С:Документооборот 8». Организации и учреждения, использующие эту систему, открыты для референс-визитов. Вы можете найти примеры внедрений, ознакомиться с ними и прочитать отзывы клиентов. Для организации визита обращайтесь к партнерам.
-
Демобазы в открытом доступе
На сайте доступны демо-базы, в которых можно работать без регистрации и установки системы на свой компьютер. Представлены демонстрационные базы для коммерческих организаций и государственных учреждений. Вы можете работать с ними через веб-браузер, тонкого клиента или мобильного клиента.
-
Регулярные обновления
Функциональность программы постоянно развивается, добавляются новые возможности, а новые редакции выходят раз в полгода.
-
Методическая поддержка по ИТС
В рамках информационно-технологического сопровождения (ИТС) пользователи могут получать консультации специалистов по любым вопросам, связанным с «1С:Документооборотом 8».
-
Открытый код
Весь код конфигурации открыт и может быть изменен на этапе внедрения, что обеспечивает гибкость и возможность адаптации под конкретные нужды бизнеса.
-
Доступность технических специалистов
«1С:Предприятие 8» является самой распространенной платформой для автоматизации бизнес-процессов, и более 300 000 человек в России и странах СНГ умеют программировать на языке этой платформы.
-
Современный и удобный интерфейс
Платформа и конфигурация разработаны с учетом скорости работы, простоты освоения, наглядности и удобства, что обеспечивает комфортную работу пользователей.
-
Интеграционные возможности
Платформа предоставляет множество механизмов для интеграции «1С:Документооборота 8» с другими конфигурациями и программами, включая веб-сервисы, планы обмена, правила обмена, COM, электронную почту, REST API и ODBC.
-
Развитая экосистема «1С»
Активная экосистема «1С» включает тематические форумы, книги, учебные курсы, конференции, вебинары, тренинги и обучение в вузах, что способствует профессиональному росту и развитию специалистов.
-
Безопасность доступа через Интернет
Можно установить ограничения, позволяющие контролировать, какие пользователи могут подключаться через Интернет.
-
Поддержка протокола SSL
Встроенная почта поддерживает протокол безопасной связи SSL, обеспечивая безопасность обмена данными.
-
Генератор сложных паролей
Программа автоматически проверяет сложность пароля при его изменении и не позволяет устанавливать простые пароли. Встроенный генератор создает сложные пароли.
-
Запрет на вход без пароля
Администратор может установить запрет на вход в систему без использования пароля.
-
Политики доступа
Разделение доступа в информационную базу может осуществляться по организациям или уровням доступа, таким как грифы.
-
Делегирование прав
Программа поддерживает как полное, так и временное делегирование прав доступа.
-
Передача прав подчиненных руководителям
Руководители автоматически получают права доступа своих подчиненных.
-
Аудит-лог всех действий пользователей
Все действия сотрудников, связанные с доступом и изменением информации, протоколируются для обеспечения аудита.
-
Шифрование файлов
Любой файл можно зашифровать, чтобы доступ к нему имели только указанные пользователи.
Доверьте автоматизацию документооборота экспертам ОСНОВА-АЙТИ
В нашей команде Авторы курса УЦ №1 «Профессиональная работа в программе 1С:Документооборот»
- Знаем типовые процессы и технологические особенности компаний различных отраслей, бенчмарки
- Глубоко погружаемся в специфику бизнеса и предлагаем оптимальные решения
- Развиваем систему на всем протяжении жизненного цикла IT-продукта
- Концептуальных схем
- Демо-прототипов
- Проектных решений
Для выявления рисков и функциональных дефицитов на ранних этапах проекта. Представляем в виде:
- Сокращаем затраты на сопровождение проекта за счет использования стандартного функционала и минимального привлечения дополнительных разработок
- Применяем собственные методологические и технические наработки. Используем решения любого масштаба — от полнофункциональных ERP до отдельных функциональных решений
- Рационально подходим к процессу автоматизации, проводим аудит всех процессов, но изменяем только необходимые. Благодаря этому в ходе внедрения происходит актуализация всех процессов компании
- Обеспечиваем высокое качество в условиях сжатых сроках и лояльной ценовой политики
Другие программы 1С
Свяжитесь с нами
